Leren in de Kerk > Hoe leid je de gemeente als team?

Hoe leid je de gemeente als team?

‘Het gaat er niet altijd plezierig aan toe in onze kerkenraadsvergaderingen. Ik word er soms wanhopig van. Hete hoofden, koude harten. Heel vaak ben ik teleurgesteld na een vergadering naar huis gefietst. Alweer botste het, was men fel, was er weinig geduld en begrip voor elkaar. Dat moet toch anders kunnen? Hoe word je als raad meer een team en sta je niet tegenover, maar naast elkaar?’
Lydia, 61, ouderling

Dit tweede deel van het handboek gaat over je bezigheden als  ouderling of oudste. Samen vergaderen als raad is daarvan een belangrijk onderdeel. Daarom beginnen we daarmee.
Elke organisatie, of dat nu een school, fabriek, restaurant of bank is, heeft een directeur of een college van bestuur. Als het college van bestuur uit drie personen bestaat, dan is één van de drie eindverantwoordelijk. Maar wie is er eindverantwoordelijk in een kring van oudsten of een kerkenraad? De voorzitter of preses is niet meer dan een eerste onder zijn gelijken. Formeel is hij niet de directeur zoals in andere organisaties. De leiding ligt dus eigenlijk in handen van het hele team, en daarom is elke vergadering tegelijk ook teamvorming. Leidinggeven als kerkenraad is teamwerk. Voorop lopen en richting geven doe je samen.

Teach what you preach
Elke gemeente heeft haar eigen cultuur en sfeer, geschiedenis,  sterke en zwakke kanten. Het is goed om daar als raad regelmatig, samen met de gemeente, bij stil te staan en je af te vragen: wie  willen we zijn? Wat willen we uitstralen? Wat is onze gewenste cultuur en sfeer? Komt ons gedrag en hoe we met elkaar omgaan, overeen met wat we op papier graag willen?
Leidinggevenden doen als het goed is hun best om de gewenste cultuur en sfeer van hun organisatie te belichamen en uit te stralen: teach what you preach. Dat geldt ook voor de raad van oudsten van een christelijke gemeente. Je kunt alleen effectief vergaderen als je samen een goed team vormt.

Hierboven zie je een schema dat bekend staat als ‘het schema van de logische niveaus’. Dit schema maakt duidelijk dat de identiteit van je gemeente en haar missie (bezieling) samenhangen met de andere niveaus en zich uiteindelijk vertalen in waarneembaar gedrag in een concrete omgeving. Wie je wilt zijn (identiteit) drukt zich uit in bepaald gedrag en andersom ook. Hoe iemand zich gedraagt, zegt iets over zijn identiteit. Als kerkenraad is het goed om dit schema er regelmatig bij te pakken en te kijken of er nog echt sprake is van teach what you preach: handelen we nog wel echt in lijn met onze visie?
Wat is je identiteit als christelijke gemeente?
Ook al is elke christelijke gemeente weer anders, toch hebben ze alle bepaalde dingen gemeen. Vergelijk het met Ajax en Feyenoord; ook al voetbalt de ene club anders dan de andere, ze hebben dezelfde regels voor het spel. Zo geldt voor elke christelijke gemeente:

  • Ze is veelkleurig. Een gemeente is geen groep van mensen die elkaar hebben uitgezocht omdat ze gemeenschappelijke belangen hebben of omdat ze elkaar aardig vinden, maar omdat ze gegrepen zijn door de schone dwaasheid van het evangelie. Ze delen het verlangen naar contact met God, maar verder…? Dat maakt een gemeente veelkleurig.
  • Ze is een leerschool. Veelkleurigheid is prachtig, maar tegelijkertijd ook knap ingewikkeld. Karakters, niveaus, afkomst, alles loopt door elkaar en dat wordt niet zomaar een hechte eenheid. Het is daarom goed te beseffen dat Jezus ons de opdracht geeft elkaar lief te hebben, te werken aan zachtmoedigheid, geduld en zelfbeheersing (Galaten 5:22-23). In een christelijke gemeente maak je gedisciplineerd (herken hierin het woord ‘discipel’, leerling) werk van het leren omgaan met elkaar en dat gaat met vallen en opstaan.
  • Ze straalt iets uit. De christelijke gemeente laat iets zien van een stad op een berg en een licht op de kandelaar (Matteüs 5:14-16). Het is dus een club van mensen die, gegrepen door het evangelie, eensgezind iets willen uitstralen naar buiten en zo opvallen.

Zoek naar verbinding
Deze Bijbelse toonzetting is bepalend voor elke vergadering van de kring van oudsten. Dit wil je neerzetten in je wijkteam. Dit is wat je graag wilt dat mensen proeven en ruiken als ze in contact komen met de gemeente. Bevraag elkaar daarom: gaan we verstandig om met veelkleurigheid? Zijn we bezig om echt die verbinding met elkaar en met God te zoeken en om zo de gemeenschap vorm te geven?
Als ouderling/oudste loop je hierin voorop en geef je hierin  richting. Dat betekent dat je leert omgaan met de veelkleurigheid in de raad en dat je daadwerkelijk zoekt naar verbinding. Maar hoe doe je dat? Een voorbeeld.
De raad van oudsten uit Duindorp wil graag elkaar beter leren kennen. Ze willen werk maken van onderlinge verbinding om zo als team beter te functioneren en een goede uitstraling te hebben binnen de gemeente. Daarom organiseren ze een avond waarop ze elkaar de volgende vragen stellen:

  1. Wat is jouw Godsbeeld en wat is jouw belangrijkste talent? Hangen die twee samen?
  2. Hoe omschrijf je voor jezelf het doel van oudste zijn? Hangt dat samen met je antwoorden op de vorige vraag en hoe dan?
  3. Trek de lijn eens door. Je hebt verteld wat je Godsbeeld is en hoe dat samenhangt met het beeld van jezelf. Van daaruit leg je een verbinding met wat voor jou van belang is als oudste. Wat betekent dat voor jouw wensen, dromen en verlangens voor de gemeente van Duindorp? Wat is voor jou het punt op de horizon?
  4. Jouw antwoorden op de vragen hiervoor hebben gevolgen voor de inhoud en vorm van je geestelijk leiderschap. Hoe werkt dat door bij jou?

Voorafgaand deden ze thuis de volgende voorbereidende opdracht:
Als je een film zou maken van je leven waarin de samenhang tussen je zelfbeeld en je Godsbeeld naar voren komt, welke vijf tot tien scènes uit je leven zijn dan essentieel? Zoek vijf tot tien plaatjes, afbeeldingen of foto’s op (m.b.v. internet, oude tijdschriften, fotoalbums enz.) die deze belangrijke scènes verbeelden. Zet ze in de juiste volgorde en neem ze mee naar het overleg. Ieder krijgt de gelegenheid om aan de hand van die ‘film’ zijn verhaal te vertellen. Als je dit gedaan hebt, formuleer dan voor jezelf een antwoord op vraag 2.
Benoem vervolgens voor jou twee aantrekkelijke en wenselijke karaktertrekken van onze gemeente over bijvoorbeeld vijf jaar. Wat is voor jou het wenkend perspectief, het punt op de horizon waar je met jouw vorm van leiderschap en jouw gaven een bijdrage aan wilt leveren? Twee aantrekkelijke en wenselijke karakteristieken dus. Zoek daarbij ook passende beelden, die zeggen vaak veel meer dan een enkel woord.

Het is heel verstandig als je als kerkenraad op een vergelijkbare manier met regelmaat aan teambuilding doet. Door eens per jaar stil te staan bij jullie identiteit als oudsten of ouderlingen, bij de vraag hoe je elkaar kunt versterken, elkaar kunt corrigeren en hoe je van elkaar kunt leren. Dit is essentieel voor een constructieve samenwerking tijdens de reguliere vergaderingen. Ook wanneer je de agenda afwerkt, moet de onderlinge sfeer kloppen met jullie visie op de gezamenlijke identiteit.

Vergadertips
Een vergadering is ook een zakelijk gebeuren. Het is belangrijk dat de vergaderingen goed worden georganiseerd. Een paar handige tips, vooral voor degenen die de vergadering voorzitten:

–             Zorg voor een goede vastlegging van wat besproken is. Houd een actielijst bij waarop wordt afgevinkt wat gedaan is.
–             Zorg enkele dagen van tevoren voor een  heldere  agenda  waarin  je per agendapunt aangeeft wat het doel van dat punt is. Bereid de belangrijkste agendapunten schriftelijk voor. Geef daarbij aan wat de aanleiding is om dit te bespreken, wat de belangrijkste argumenten zijn en werk het uit tot een concreet voorstel. Het kan goed zijn om per agendapunt aan te geven hoeveel tijd ervoor beschikbaar is.
–             Wees proactief. Richt je op waar jullie naartoe willen bij het bepalen van de agendapunten. Als leiding loop je voorop, je loopt niet achter de feiten aan maar bent proactief. Veel agendapunten komen op vanuit dingen die gebeuren in de gemeente. Maar ook een gemeente heeft te lijden onder de waan van de dag. Wanneer je je hierdoor laat leiden in je vergaderingen, ben je enkel reactief en volgend en dat kan niet de bedoeling zijn. Als leidinggevenden pas je niet alleen op de winkel, maar heb je een gezamenlijk punt op de horizon en koers je daar op af in de vergaderingen.
–             Prop de agenda niet te vol. Neem de tijd voor belangrijke punten, besteed daar desnoods meerdere vergaderingen aan. Maak duidelijk of het om brainstormen, meningsvorming, of besluitvorming gaat. Neem ook de tijd om bij belangrijke agendapunten te praten over wat dit thema voor ieder persoonlijk betekent.
–             Stel prioriteiten. Welk onderwerp moet echt op de agenda komen, en wat kan wel een tijdje wachten? Niet elk punt dat zich als urgent aandient, is dat ook echt. Durf te kiezen, ook dat is leidinggeven.
–             Wees duidelijk over het proces  van  besluitvorming.  Als  raad  neem je regelmatig beslissingen. Voorkom dat daar onduidelijkheid over bestaat, want dat kan achteraf tot onenigheid leiden. Het moet voor iedereen duidelijk zijn hoe de besluitvormingsprocedure in elkaar zit en in welke fase jullie je bevinden. Zorg ervoor dat de genomen besluiten goed beargumenteerd worden vastgelegd en communiceer de besluitvorming naar alle betrokkenen.
–             Trek aan de rem bij onderlinge spanning. Als de sfeer geladen wordt, stap dan af van de agenda en bespreek wat er gaande is: zijn we nog goed bezig? Waar komt de spanning of irritatie vandaan? Hoe kunnen we gezond verder? (Zie ook hoofdstuk 10.)
–             Organiseer extra intervisiebijeenkomsten. Stel kleine groepen van maximaal zes ouderlingen of oudsten samen (in vaste samenstelling), waarbinnen men dingen kan bespreken waar men tegenaan loopt. Het doel van deze intervisie is niet om allerlei interessante situaties in de gemeente te bespreken, maar om elkaar persoonlijk te ondersteunen. Neem drie tot vier intervisiebijeenkomsten in het jaarlijkse vergaderrooster op.

Verwerking

–             Hoe ervaar jij zelf de vergaderingen van je eigen kerkenraad? Ga je met tegenzin en zo ja, hoe komt dat? Wat is eigenlijk de kwaliteit van jullie als team? Zijn jullie wel een team en maak je daar met elkaar werk van?
–             Wanneer is voor jou een vergadering van de kerkenraad zinvol? Voldoet de agenda daaraan? Welke nuttige veranderingen zijn er gewenst?
–             Hoe is het met de verhouding tussen proactieve agendapunten en het bespreken van de ‘waan van de dag’? Komen jullie eraan toe om samen ook naar de gewenste toekomst te kijken?
–             Wat de kerkenraad van Duindorp gedaan heeft, is best pittig. Zou iets dergelijks bij jullie kunnen? Wat zijn de mogelijke weerstanden en hoe zou je daarmee op een positieve manier kunnen omgaan?
–             Een voetbalteam gaat geen wedstrijd in zonder eerst getraind te hebben. Hoe bereid jij je voor op je werk als oudste of ouderling?

Dit artikel is afkomstig uit het Handboek voor Ouderlingen en Oudsten door Peter van de Kamp

Laat een reactie achter

Je moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.